Альбион - event агентство в Самаре
+7 (846) 244-45-93
Звонить: пн.-вс.,с 9.00 до 21.00

Блог организатора

Екатерина Емельянова
Вы давно мечтали узнать больше о event-индустрии изнутри? Разобраться в том, как лучше провести свое торжество или посмотреть на опыт коллег? В любом случае, вы пришли по адресу! Блог ведет Емельянова Екатерина, директор агентства Albion, event&wedding-plaanner.
26
июля
2014

Список гостей на свадьбу. Кого приглашать? Как и какие списки составить?

Список гостей на свадьбу. Кого приглашать? Как и какие списки составить?

О наболевшем. Вот уже который год мы ведем войну. Тихую, слепую войну с невестами, женихами и их родителями. Война идет за время и качество. Огромный пласт работы организатора зависит от точности и своевременности поданной заказчиками информации. Одной из важных частей такой информации являются списки гостей. В этой статье я попробую Вам систематизировать списки, которые вам потребуется составить, а также поделюсь несколькими секретами, как определить, кого пригласить на свадьбу, а кого нет.

Итак, первый и самый важный – Общий список гостей.

Как только вы решили сыграть свадьбу, Вам необходимо составить полный список гостей, которых вы бы хотели пригласить. Составили? Теперь согласуйте их с родителями. Быть может они захотят его дополнить или сократить. Лучше вы узнаете об этом сразу, чем за 2 недели до свадьбы.

Далее мы обычно советую внимательно этот список просмотреть и понять, насколько важны для вас те гости, которых вы запланировали пригласить. Помните, что чем больше гостей, тем больше средств от бюджета отъест банкет.

Профессиональный советы бывалого организатора.

 

Что же делать, если гостей в общем списке получилось катастрофически много? В таких случаях мы советуем воспользоваться методами из психологических тренингов. Нарисовать три круга (как в тире) один в другом. В центре (как мишень) поставить себя и свою вторую половинку. Пусть ваш будущий супруг (или супруга) зачитывает Вам ваших гостей, а вы будете  интуитивно проставлять их в круги. Чем ближе и дороже для вас человек, тем более близкий круг он займет. Менее значимые люди пусть займут более отдаленные круги. Если человек оказался за пределами 3 круга, то его точно не стоит приглашать на свадьбу. То же самое пусть проделает ваша вторая половинка. Получилось? Если да, то покажите итог родителям. Но только не как данность, что вы этих людей решили не приглашать, а вынесете это на обсуждение. Старшему поколению всегда приятно, когда с ними советуются. Если вычеркнутые гости исключительно ваши знакомые, то советоваться не обязательно.

Когда приглашать гостей?

Я всегда рекомендую уведомить гостей как можно быстрее, особенно, если ваша свадьба приходится на сезон отпусков, или ваши гости живут в других городах. Люди обязательно должны иметь запас времени, чтобы принять взвешенное и обоснованное решениея. Как это сделать? После того, как вы составили и утвердили список гостей, позвоните им или сообщите лично о вашем намерении пригласить их! Сообщите им дату свадьбы, скажите, что будете рады их видеть, поинтересуйтесь их предварительным решением. Можете упомянуть, что сейчас давать точный ответ не обязательно, ведь впереди официальное приглашение, на которое им нужно будет ответить более точно. А сейчас для Вас важно понимание, готовы ли гости в общем и целом к визиту на вашу свадьбу.

Многие молодожены откладывают это до момента вручения пригласительных, который обычно происходит за 1-2 месяца до торжества. Что на самом деле является роковой ошибкой. Представьте, вы планируете, что к вам приедут на свадьбу 100 человек. Хорошее меню в ресторане начинается от 2000 рублей на человека. Ваш бюджет при этом не позволяет заказать того фотографа, о котором вы мечтали, или Вам не хватает денег, чтобы сесть в ресторан более высокого уровня, чем выбрали вы. Все это и многое другое планируется и бронируется ранее, чем за 1-2 месяца. А, следовательно, если после вручения пригласительных вы получили 50% отказов, то вы уже не сможете ничего переиграть. Вы все уже забронировали, но неожиданно у вас высвободилось сто тысяч рублей, которые вы изначально могли запланировать потратить на то, о чем мечтали. Хуже всего бывает, когда гости до последнего не говорят Вам о намерениях осчастливить Вас своим визитом. В этом случае вы не экономите 100 т.р. ,а тратите их в пустую, потому что любой ресторан сейчас принимает оплату за банкет за 2-4 дня. Поэтому будьте предельно внимательными при составлении список гостей.

Итак, самое сложно позади. Что делать дальше со списками гостей?

Сделайте список для пригласительных.

Это разве не тоже самое, что и общий список? Тоже самое, только с некоторыми дополнениями. Для каждого пригласительного вам необходимо прописать: обращение к гостю (дорогие, уважаемые и т.д.), имена гостей (если требуется по статусу, то и отчество), и ваша подпись (возможно для кого-то вы Ваня и Таня, а для кого-то Татьяна и Иван, для ваших родителей вы можете быть «Ваши дети» или Танечка и Ванечка и т.д.

План рассадки гостей.

Вам потребуется заблаговременно спланировать, как вы их рассадите. Не оставляйте это на последний момент. Как показывает практика, при планировании рассадки возникает много противоречий и проблем. Вы вроде бы все гениально спланировали, а вашей будущей свекрови этот вариант показался крайне не приемлемым. И т.д. и т.п, кто угодно захочет высказаться, порекомендовать сделать иначе. Поэтому заблаговременно запросите у ресторана или вашего организатора возможную схему рассадки. Уточните, по сколько человек можно посадить за каждый стол (вас интересует максимальная цифра). Подумайте, где в зале будет располагаться диджей и звуковое оборудование. От этого также многое будет зависеть. Спланируйте рассадку, согласуйте ее с женихом, его и вашими родителями. И, пожалуйста, поверьте нашему опыту, это лучше сделать заранее, как минимум за 1 месяц, но ни в коем случае не за 1 неделю. Ровно за 5-7 дней вы должны будете предоставить схему и план рассадки вашего организатору (для переработки и подготовки процесса встречи и рассадки гостей), декоратору (для печати карты рассадки), администратору ресторана (для верной расстановки мебели и сервировки столов).

В этом списке гости обязательно должны быть указаны с фамилимиями.

Списки гостей для ведущего.

Все ведущие разные, но у большинства из них очень похожие требования. Для работы им необходимы следующие списки:

  1. Список на парад гостей. Т.е. , в какой очередности гости будут вручать вам подарки после церемонии. Для этого требуются имена и степень родства. К примеру, семья Ивановых Елена, Петр и их дочка Кристина. Или, крестная мама невесты Ирина Михайловна с мужем Дмитрием и детьми Васей и Петей.
  2. Список для поздравлений на банкете. В этом списке должны быть указаны те, кто обязательно должен сказать слово для поздравлений. В нем также указывается: степень родства по отношению  к невесте или жениху, имена (если требуется с отчествами). Вы также можете объединить людей в группы. К примеру, одногруппники жениха – Елена с супругом Виктором, Людмила и Петр и т.д. Обратите внимание, если супруга вашего одногруппника не училась с Вами вместе, то ее можно так и представить – одногруппник жениха Василий с супругой Еленой. Также могут быть группы: одноклассники, коллеги, друзья по клубу, сестры и братья и т.д. Чем больше людей вы объедините в группы, тем меньше времени от банкета отнимут поздравления. 

Итак, для планирования садьбы необходимы следующие списки гостей:

1. Общий список.

2. Список для пригласительных.

3. Схема расстановки столов и план рассадки за столами

4. Списки для ведущего: на парад гостей и для поздравлений на банкете.

Удачи в подготовке вашего торжества.

Если Вам понравилась статья, расскажите о ней в социальных сетях.

С уважением, ваша Емельянова Екатерина.

Хочешь быть в курсе новых статей в моем блоге!

Подписывайся и получай уведомления о новых статьях!

Спама не будет! Обещаю!

Ваше имя *
Эл. почта *
Город

Раздел Свадьба Просмотры 2601